Instellingen moeten een registratiesysteem van alle machines bijhouden.
De hogeschool vergewist zich middels de ‘Checklist documentatie machines’ ervan dat alle benodigde informatie beschikbaar is voor de gebruiker.
Medewerkers in de technische dienst verrichten veel verschillende werkzaamheden, ook risicovol werk. Hiervoor kunnen specifieke opleidingen nodig zijn, alvorens men bevoegd is om dit werk uit te voeren. Bijvoorbeeld het certificaat laagspanningsdeskundige NEN 3140 voor werkzaamheden aan elektrische installaties. Naast opleiding is ook ervaring een aspect waar rekening mee gehouden moet worden. Het is belangrijk om helder te hebben wie bevoegd is om bepaalde werkzaamheden te verrichten. Voor specifieke werkzaamheden zijn medewerkers schriftelijk aangewezen, zoals elektrotechnische werkzaamheden. Leg vast wie ‘installatieverantwoordelijke’ is (kan ook de hoofdleverancier zijn), en wie ‘vakbekwame personen’ en ‘voldoende onderrichte personen’ zijn. Als medewerkers niet beschikken over bevoegdheden voor specifieke risicovolle werkzaamheden (bijvoorbeeld elektrotechnisch werk, rioleringswerk) dan wordt dit werk uitbesteed aan een buitenfirma die hiertoe wel bevoegd is.
