De klachtenregeling ongewenst gedrag betreft klachten van medewerkers onderling, steeds op het gebied van ongewenst gedrag. Centraal in deze klachtenregeling staat een klachtencommissie die als een ‘rechtbank’ de klacht behandelt. Dat doet zij ondermeer door de klager, de aangeklaagde en eventuele getuigen te horen. Op grond hiervan zal de klachtencommissie een onderbouwd advies verstrekken aan de werkgever over de te nemen vervolgstappen. Het is zaak om een doordachte regeling op te stellen waarin de werkwijze van deze klachtencommissie wordt beschreven. Vaak zal een vertrouwenspersoon de klager bijstaan bij de vraag of, en zo ja hoe, een klacht wordt ingediend.
Er zijn verschillende manieren om een klachtenregeling rond ongewenst gedrag invulling te geven:
- De werkgever sluit zich aan bij een externe, gespecialiseerde klachtencommissie
- Er kan een interne klachtencommissie worden samengesteld. Dit op grond van een op te stellen klachtenreglement.
Inhoud klachtenregeling
In de klachtenregeling ongewenst gedrag staat aangegeven:
- Hoe medewerkers een klacht kunnen indienen
- Hoe en binnen welke termijn een klacht in behandeling wordt genomen en wordt afgehandeld
- Wanneer een klacht ontvankelijk wordt verklaard
- Hoe de klachtbehandeling verloopt en hoe het advies van de klachtencommissie tot stand komt
- Hoe na afsluiting van de klachtbehandeling wordt teruggekoppeld aan de klager, de aangeklaagde en aan de werkgever/het instellingsbestuur, indien van toepassing inclusief een voorstel voor een disciplinaire maatregel
- Hoe de samenstelling van de klachtencommissie is en wie de eventuele plaatsvervangers zijn
- Of een klager en een aangeklaagde zich kan laten bijstaan door een raadsman of -vrouw.
- Hoe de deskundigheid, onafhankelijkheid en de onpartijdigheid van de leden wordt gewaarborgd.
Bij een interne klachtencommissie zijn daarvoor vereist:
- regelmatige opleiding van de leden en hun plaatsvervangers
- bepalingen die leden van de klachtencommissie uitsluiten van behandeling van een klacht, of die wraking of verschoning mogelijk maken, bijvoorbeeld als hij/zij: - functioneel betrokken is bij de klacht of deel uitmaakt van de organisatorische eenheid waartoe de klager of aangeklaagde behoort
- er tussen klager of aangeklaagde en een commissielid een familierechterlijke betrekking bestaat
- hij/zij in een eerder stadium betrokken is geweest bij zaken, die gerelateerd zijn aan de klacht.
Landelijke Klachtencommissie Onderwijs
Naast de interne klachtenregeling is er voor medewerkers van enkele hbo-instellingen de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de Landelijke Klachtencommissie Onderwijs, ook als het gaat om klachten op het gebied van ongewenst gedrag. Dit geldt alleen als de hbo-instelling zich bij deze landelijke klachtencommissie heeft aangesloten.
De landelijke klachtencommissie kan verwijzen naar de interne klachtencommissie van de eigen hbo-instelling, kan mediation aanbieden en kan een eigen klachtenprocedure starten. De Landelijke Klachtencommissie Onderwijs zal overigens geen klachten behandelen die al eerder door een onafhankelijke klachtencommissie van een hbo-instelling zijn behandeld.