- De leidinggevende biedt een luisterend oor, bespreekt met de klager de te zetten stappen, wijst zo nodig op de vertrouwenspersoon en zet zo nodig de nazorg in werking. Mede afhankelijk van de wens van de klager past de leidinggevende verder hoor en wederhoor toe en neemt op basis daarvan zo nodig passende maatregelen.
- Voor de omgang van de vertrouwenspersoon met deze klachten, zie de tekst bij ‘Vertrouwenspersoon’.
Registratie incidenten
De hbo-instelling zet daarnaast een eenvoudig systeem op voor incidentregistratie om zicht te houden op de cijfermatige ontwikkelingen rond intern ongewenst gedrag. Dat is niet gericht op medewerkers, maar op leidinggevenden die meldingen ontvangen. Hen wordt opgedragen om incidenten die bij hen gemeld zijn door te geven aan een centraal meldpunt. Te denken valt aan één van de vertrouwenspersonen.
Anonieme melding
Maak duidelijk dat de melding plaats moet vinden zonder de naam van klager of verdachte te noemen. En dat er anderzijds voldoende informatie wordt gegeven om een analyse van alle meldingen mogelijk te maken (aard van het incident, functie van de klager en verdachte), zonder herleidbare gegevens daarbij op te nemen.
Analyse
De hbo-instelling analyseert periodiek de de cijfermatige gegevens uit de geregistreerde incidenten, aangevuld met andere beschikbare gegevens, zoals de jaarrapportage van de vertrouwenspersonen, resultaten van het MTO en/of PMO, etc. Waar nodig leidt deze analyse tot aanpassing van het beleid rond ongewenst gedrag of van de toepassing daarvan.