Voorbeeldprocedure melding en registratie incidenten door derden
Voorbeeldprocedure
De medewerker is verantwoordelijk voor het direct melden bij de eigen leidinggevende van een incident met ongewenst gedrag door een derde.
De medewerker spreekt zo mogelijk de direct leidinggevende aan en vult ook een (digitaal) meldingsformulier in. Daarop kan de medewerker onder meer aangeven of er sprake is van materiële en/of immateriële schade.
De leidinggevende stuurt een kopie van de schriftelijke melding door naar een centraal meldpunt, bv. de centrale preventiemedewerker/arbocoördinator. Die zorgt voor registratie en maakt per incident een digitaal incidentdossier aan.
De leidinggevende onderneemt actie en zorgt voor de eerste opvang van het slachtoffer en brengt zo nodig de nazorg op gang.
Bij incidenten die mogelijk een strafbaar feit opleveren neemt de leidinggevende in samenspraak met een hogere manager het initiatief tot doen van aangifte. Hij informeert ook de betrokken medewerker, en zo mogelijk een juridisch adviseur. Er wordt een afspraak gemaakt met de politie voor het doen van een aangifte door de hbo-instelling. Bij incidenten die leiden tot ziekenhuisopname, blijvend letsel of overlijden wordt ook een melding bij de Nederlandse Arbeidsinspectie gedaan.
Bij incidenten waarbij geen sprake is van een vermoedelijk strafbaar feit stelt de leidinggevende in overleg met de betrokken medewerker vast hoe verder te handelen. Daarbij wordt het sanctiebeleid van de hbo-instelling gevolgd voor studenten en andere derden (zie verder: Aanpak daders). Zo nodig onderzoekt de leidinggevende de toedracht en oorzaken van een gemeld incident of schakelt daarvoor een hogere leidinggevende, preventiemedewerker/arbocoördinator of jurist in.
Leidinggevenden bespreken ernstige incidenten die vermoedelijk een strafbaar feit opleveren binnen enkele weken met teams van medewerkers met een vergelijkbare functie als het slachtoffer; de bespreking is gericht op leerpunten zoals preventieve maatregelen. De centrale preventiemedewerker/arbocoördinator neemt de bevindingen van de teams op in het incidentdossier alvorens deze af te sluiten.
Regelmatig, bv. jaarlijks, legt de centrale preventiemedewerker/arbocoördinator een overzicht van alle gemelde incidenten voor aan het management en OR. Deze geanonimiseerde rapportage bevat ook conclusies en aanbevelingen. Waar van toepassing wordt deze rapportage ook besproken in teams.
