Werkdruk

Werkdruk kan ook ontstaan door andere belastende factoren in het werk, zoals onderbelasting, slechte werkrelaties, ingrijpende gebeurtenissen op het werk, taakonduidelijkheid of werkonzekerheid. Daarnaast spelen individuele factoren een rol zoals de competenties en belastbaarheid van een individuele medewerker en de thuissituatie.

Een hoge of langdurige werkdruk kan leiden tot werkstress, wat een risico vormt voor de gezondheid van medewerkers en vermindering van prestatie en inzetbaarheid kan teweegbrengen. En op lange termijn tot uitval. Vooral als buffers in de vorm van sociale steun, waardering en herstelmogelijkheden onvoldoende blijken.

Werkdrukmodel uit de Werkdruk Wegwijzer van TNO
(klik op het plaatje om het model in groot formaat te bekijken)

Werkdrukbeleid

Het thema werkdruk vraagt om een systematische aanpak binnen de hbo-instelling, waarbij de medewerkers zelf nauw worden betrokken. Die aanpak begint met het beantwoorden van de vraag of werkdruk binnen de instelling een knelpunt is, en zo ja: waar. Daarbij kunnen meerdere informatiebronnen gebruikt worden. Naast, of als onderdeel van de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) zijn vooral bruikbaar:

• Een overzicht van de arbodienstverlener waarin is aangeven welk deel van het ziekteverzuim psychische oorzaken heeft én werkgebonden is.
• Het medewerkerstevredenheidsonderzoek. Conform de cao-hbo dient elke hbo-instelling tweejaarlijks een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) uit te voeren met daarin vragen over de werkdruk.  Speciaal voor hogescholen is een Tevredenheid Instrument Medewerkers ontwikkeld, met vragen over zaken als werkdruk en andere psychosociale arbeidsomstandigheden. Met de uitkomsten kunnen hogescholen aan de slag gaan om te kijken waar verbeteringen van het personeelsbeleid nodig en mogelijk zijn. Het onderwerp werkdruk maakt onderdeel uit van de benchmarkrapportage Werkbeleving in hogescholen.

NB. Zorg bij de uitvoering van dit medewerkerstevredenheidsonderzoek dat er voldoende uitsplitsingen worden gemaakt naar organisatie-eenheden en eventueel naar functies, om werkdruk goed te kunnen lokaliseren.

• Overige bronnen, zoals:
• meldingen van de MR
• meldingen van ingeschakelde deskundigen (zoals bedrijfsmaatschappelijk werkers, psychologen en coaches)
• ongevallen, incidenten en ongewenst gedrag waarbij werkdruk een rol kan hebben gespeeld
• klachten van medewerkers
• verslagen van overleggen
• signalen van veelvuldig overwerk
• e.d.

In samenspraak met de medezeggenschap (PMR) wordt vervolgens bezien in welke organisatieonderdelen of personeelscategorieën werkdruk als een knelpunt geldt. Daar waar werkdruk als knelpunt is geconstateerd schrijft de Nederlandse Arbeidsinspectie voor in de digitale brochure 'De aanpak van werkdruk. Waar let de Inspectie SZW op?' en in de ‘Werkinstructie: Werkstress door werkdruk voorkomen en beperken’ dat de werkgever, wederom in samenspraak met de medezeggenschap, de volgende stappen zet:

1.  Het laten uitvoeren van een verdiepend onderzoek naar de werkdruk
2. Het bepalen van de maatregelen, deze opnemen in een plan van aanpak en ze vervolgens uitvoeren
3. Het evalueren en waar nodig bijsturen van de aanpak

CAO hbo over werkdruk

In de hbo-cao hebben sociale partners uitgewerkte afspraken opgenomen over de manier waarop iedere hogeschool werkdruk en werkdrukbeleid moet aanpakken.
Zie daarvoor de laatst afgesloten CAO voor het hbo. Zie ook de webpagina die Zestor heeft gewijd aan werkdruk in de CAO-hbo.

Arbovoorlichting en toezicht

Zoals artikel 2.15 lid 2 van het Arbobesluit voorschrijft, verzorgt de werkgever voorlichting en onderricht voor medewerkers die mogelijk blootstaan aan hoge werkdruk. Deze voorlichting en onderricht maakt deel uit van het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers en op basis van de RI&E/MTO wordt in het werkdrukbeleid van de hbo-instelling vastgesteld hoe vaak en voor welke medewerkers herhalende of verdiepende voorlichting en onderricht wordt aangeboden.

De Nederlandse Arbeidsinspectie stelt deze eisen aan de voorlichting over werkdruk:

• Medewerkers en leidinggevenden worden voorgelicht over het risico op werkstress en wat dit risico inhoudt.
• Medewerkers worden voorgelicht over de maatregelen die een werkgever neemt om werkstress zoveel als mogelijk te voorkomen.
• Medewerkers weten waar zij terecht kunnen als zij werkstress ervaren.
• Leidinggevenden hebben onderricht ontvangen in het herkennen van risico’s van werkstress (risico’s voorkomen) en het herkennen van werkstress om de verdere gevolgen van werkstress te beperken (risico’s beperken).
• Voorlichting en onderricht wordt op een 'actieve' manier gegeven. Dit houdt in dat het alleen plaatsen van informatie op intranet onvoldoende is.

Zie ook: Arbovoorlichting en -onderricht

Leidinggevenden dienen toezicht te houden op het naleven van de instructies over werkdruk, die medewerkers onder meer bij de arbovoorlichting ontvangen hebben. En medewerkers moeten worden aangesproken op hun gedrag als dat nodig is.
Een hogeschool ondersteunt -waar nodig- leidinggevenden met duidelijke instructies over:

• in welke gevallen en hoe medewerkers aan te spreken.
• de mogelijkheden die een leidinggevende heeft als blijkt dat een medewerker zich niet aan de gemaakte afspraken houdt.

Mogelijke werkdrukmaatregelen

De onderstaande maatregelen kunnen deel uit maken van het werkdrukbeleid van een hbo-instelling:

Instrumenten om werkdruk in kaart te brengen en aan te pakken:

• Aanpak Organisatieklimaat
  In de zorgsector is een bewezen effectieve aanpak ontwikkeld door IZZ om met het team oplossingen te vinden voor werkdrukproblemen. In deze aanpak InDialoog staat een continue, oplossingsgerichte dialoog centraal. Tussen teamleden onderling, tussen teams en hun leidinggevende en tussen teams en bestuurder. Ook in het onderwijs wordt met deze aanpak gewerkt. Er is een handleiding beschikbaar speciaal gericht op het hbo.

• Aanpak werkdruk in onderwijsteams
  Een instrument dat binnen het hbo is ontwikkeld om onderwijsteams in staat te stellen de werkdruk te inventariseren en te kunnen duiden. Dit als de basis voor mogelijke oplossingen. Klik hier voor meer informatie.

• Jobcraften in teams
  Teamleden brengen in kaart welke (overhead)activiteiten hun energie geven en welke hen veel energie kosten. Deze inventarisatie is de basis voor een optimale verdeling van de taken onder de teamleden.

• Verbetering werkprocessen
  Door in samenspraak met betrokkenen in kaart te brengen welke werkprocessen veel tijd en energie vergen, kunnen gerichte verbeteringen worden aangebracht, bv aanpassing van digitale systemen, betere ondersteuning, vermindering administratieve druk.

• Werkdrukwijzer hbo
  De Werkdrukwijzer hbo volgt de vijf stappen uit de ‘TNO Werkdruk Wegwijzer’. Deze stappen leiden naar een passende aanpak van werkdruk. Per stap zijn hbo-specifieke informatie, tools en publicaties te vinden die helpen om die stap uit te voeren.

Werkdrukmaatregelen algemeen:

• Maatregelen uit de brochure: Slimmer organiseren in het hbo
  Uitgebreide knelpuntanalyse en mogelijke maatregelen over de volgende werkdrukthema’s in het hbo:
• rooster- en inzetplanning
• versnipperd takenpakket
• toetsing en administratie rondom toetsing
• studieloopbaanbegeleiding
• stage- en afstudeerbegeleiding
• verhouding staf en werkvloer
• piekbelasting
• onderwijsvernieuwing
• intranet en de elektronische leeromgeving
• fysieke omgeving
• afstemmen van onderwijs- en arbeidsorganisatorisch beleid

• Cursusaanbod voor medewerkers
  Het aanbieden van trainingen over de timemanagement en werk-privé-balans kan één van de onderdelen zijn van een bredere werkdrukaanpak.

• Duidelijke taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
  Het uitwerken en communiceren van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen de organisatie kan onduidelijkheden wegnemen en werkdruk verlagen. Speciale aandacht kan daarbij uitgaan naar de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden ophet gebied van werkdruk.

• Efficiënt vergaderen
  Efficiënt vergaderen vermindert de werkdruk. Daarom is het van belang om op school- en teamniveau kritisch te kijken naar de hoeveelheid vergaderingen en de duur en efficiency van de verschillende overleggen.

• Loopbaanperspectief
  Het aanbieden van loopbaanpaden en ontwikkelingsmogelijkheden aan docenten en niet onderwijzend personeel kan bijdragen aan perspectief en werkplezier van medewerkers.

• Maatwerkafspraken in het kader van werkdrukverlichting
  Voor specifieke groepen kwetsbare medewerkers of voor individuele medewerkers kan de werkgever maatwerkafspraken maken om hun werkdruk te verlichten. Zoals voor mantelzorgers en oudere medewerkers.

• Realistische jaarplanning
  Door een realistische jaarplanning kan de hoeveelheid taken van een school worden afgestemd op de beschikbare formatie. Prioriteiten stellen en keuzes maken, oog met het oog op werkdruk, zijn daarbij belangrijke onderdelen

• Training leidinggevenden
  Leidinggevenden leren hoe ze bij medewerkers signalen kunnen opvangen van overmatige werkdruk en hoe daar vervolgens mee om te gaan. Het bespreken van werkdruk in teams en in individuele jaargesprekken kan een belangrijk deel uitmaken van deze training.

• Werkdruk in jaargesprek
  In het jaargesprek tussen leidinggevende en medewerker is de werkdruk één van de vaste thema’s. Een extra moment om eventuele werkdrukproblematiek en mogelijke maatregelen te bespreken.

Werkdrukmaatregelen gericht op specifieke doelgroepen:

• Afspraken deeltijders
  Voor deeltijders zijn er enkele extra aandachtspunten om hoge werkdruk te voorkomen, zoals het bewaken van het takenpakket en het maken van afspraken over deelname aan vergaderingen en studiedagen. Of een efficiënt verloop van de samenwerking met een eventuele duopartner.

• Begeleiding stagiairs
  Studenten, al dan niet van andere onderwijsinstellingen, die op de hbo-instelling stage lopen, kunnen een kwetsbare groep vormen. Ook als het om werkdruk gaat. Een hbo-instelling die stagiairs aanneemt zorgt voor begeleiding van deze stagiairs en besteedt ook aandacht aan werkdruk in het BPV-plan (plan voor beroepspraktijkvorming).  Onder meer door regelmatige gesprekken van de stagebegeleider met stagairs wordt nagegaan of hun werkzaamheden passen bij de stage-opdracht/BPV-plan. Er wordt voorkomen dat stagairs worden ingezet voor werkzaamheden waarvoor ze niet gekwalificeerd zijn, of veelvuldig werkzaamheden uitvoeren die onder hun niveau liggen.

• Begeleiding startende docenten
  Om uitval onder startende docenten te voorkomen kan een inwerktraject opgezet worden dat hen ondersteunt in hun professionele en persoonlijke ontwikkeling als docent. Ook kan werkdrukvermindering worden gerealiseerd door het takenpakket af te stemmen op de draagkracht van de beginnende docenten. De werkgever zet daartoe een regeling startende werknemers op. Zie de tips voor begeleiding van startende docenten in het hbo.