Het laten uitvoeren van een verdiepend onderzoek naar de werkdruk
Dit verdiepend onderzoek brengt de oorzaken van de te hoge werkdruk in beeld. Het gaat dus om factoren die werkstress kunnen veroorzaken bij de betreffende werknemers. De volgende eisen worden door de Nederlandse Arbeidsinspectie gesteld aan een verdiepend werkdrukonderzoek (ofwel ‘nadere inventarisatie werkdruk’):
- Uit de RI&E, inclusief nadere inventarisatie werkdruk, wordt duidelijk of er sprake is van een disbalans tussen werkdrukbronnen en energiebronnen, waardoor een risico op werkstress ontstaat. Ook wordt duidelijk of werknemers klachten door werkstress ervaren, zoals terugkerende uitputting of hoofpijn.
- Uit de RI&E wordt duidelijk of en waar het gebrek aan rust en herstel een risico vormt voor het ontstaan van werkstress.
- Uit de RI&E wordt duidelijk of, en zo ja, welke verschillen er bestaan in risico’s op werkstress op verschillende afdelingen of voor verschillende functies. De resultaten van het onderzoek moeten per team, afdeling of functiesoort zichtbaar zijn. Het is daarbij wel belangrijk dat de anonimiteit van de medewerkers blijft gewaarborgd.
- Uit de RI&E wordt duidelijk op welke wijze het risico op werkstress is geïnventariseerd.
- Het aantal werknemers dat heeft meegewerkt aan het werkdrukonderzoek voor de RI&E is representatief (meer dan 50% respons en/of respons aangevuld middels interviews).
- Als er in de RI&E geen risico’s genoemd staan op het ontstaan van werkstress, dan moet duidelijk worden hoe de werkgever aan deze conclusie komt.
Als mogelijke instrumenten voor een verdiepend kwantitatief werkdrukonderzoek (medewerkers-enquête) worden het WEB-model, VBBA en TNO NOVA-WEBA genoemd.
- WEB-model (Werkstressoren-Energiebronnen-Burnout-model)
Met het Werkstressoren-Energiebronnen-Burnout- of WEB-model van Bakker, Schaufeli en Demerouti kunt u de belangrijkste oorzaken van werkstress en arbeidsplezier in kaart brengen, ongeacht de aard van de organisatie. Hierdoor kunt u gericht actie nemen om de motivatie van de werknemers te verhogen en verzuim te reduceren. Het WEB-model meet risico’s op werkdruk en werkstress, maar ook de positieve aspecten van het werk. - VBBA (Vragenlijst Beleving en Beoordeling van de Arbeid)
Deze vragenlijst wordt veel gebruikt door Arbodiensten. De vragenlijst meet naast werkdruk, een groot aantal andere onderwerpen die relevant zijn voor de werkbeleving, zoals agressie en geweld, seksuele intimidatie en werkdruk. De VBBA kan worden aangevraagd bij SKB. - TNO NOVA-WEBA
De NOVA-WEBA is door TNO ontwikkeld om werknemers meer invloed te geven op het werk. De vragenlijst meet werkdruk met dezelfde soort vragen als de VBBA, maar kijkt daarnaast nadrukkelijk naar de organisatie van het werk.
Naast bovengenoemde vragenlijsten zijn er andere vragenlijsten in omloop. Zorg dat alleen wetenschappelijk gevalideerde vragenlijsten worden ingezet.
Naast het voorgeschreven kwantitatieve werkdrukonderzoeker kan aanvullend gekozen worden voor een kwalitatieve benadering bijvoorbeeld door gestructureerde gesprekken met teams. Daarbij kan bijvoorbeeld gebruik gemaakt worden van de instrumenten: ‘Aanpak organisatieklimaat’ of ‘Aanpak werkdruk in onderwijsteams’ (zie voor meer info over deze instrumenten de ‘Mogelijke werkdrukmaatregelen’).
Het bepalen van de maatregelen, deze opnemen in een plan van aanpak en ze vervolgens uitvoeren
Op grond van een analyse van de onderzoeksuitkomsten en het benoemen van knelpunten worden verbetermaatregelen vastgesteld. De Nederlandse Arbeidsinspectie zegt hierover:
- Naar aanleiding van het verdiepend onderzoek kiest de werkgever in nauw overleg met de betreffende werknemers doeltreffende, praktische maatregelen om een te hoge werkdruk te voorkomen. Deze maatregelen sluiten aan bij de te hoge werkdrukbronnen en/of te lage energiebronnen die zijn geconstateerd.
Sociale steun, competent zijn voor het werk en autonomie hebben in het werk zijn energiebronnen die een bewezen belangrijke positieve bijdrage leveren en verdienen daarom speciale aandacht. - Doeltreffende beheersmaatregelen met betrekking tot werkdruk zijn voor elke organisatie, afdeling of functie maatwerk. Het is dan ook van groot belang om de betreffende werknemers en leidinggevenden hierbij te betrekken.
- De maatregelen hebben betrekking op organisatie, team en individueel niveau.
- De maatregelen volgen de arbeidshygiënische strategie: bronaanpak/collectieve maatregelen (bijv. anders organiseren van het werk) gaat boven individuele aanpak (bijv. training in assertiviteit).
- De maatregelen zijn, indien nodig, aangepast aan de inhoud van de verschillende functies.
- Vanuit de maatregelen (of andere vormen van beleid) wordt duidelijk hoe de werkgever zorgt voor rust en herstel van zijn werknemers tijdens en na het werk.
- De maatregelen neemt de hogeschool op in een plan van aanpak. Daarbij hoort een realistische tijdsplanning.
- De maatregelen staan niet alleen op papier, maar worden ook daadwerkelijk uitgevoerd.
Om de uitvoering van de maatregelen te laten slagen en daarmee de werkdruk te verminderen, dienen de volgende aspecten in de aanpak te worden verwerkt:
- De gekozen aanpak van de werkdruk heeft voldoende draagvlak onder de directie en de medezeggenschap.
- Er is een procesbegeleider aangesteld met de benodigde deskundigheid.
- Het uitvoerend personeel wordt nauw betrokken bij de aanpak van de werkdruk.
- De communicatie over de gekozen aanpak van de werkdruk is duidelijk en gericht op alle betrokkenen.
- De verdeling van taken en verantwoordelijkheden in het verbetertraject is duidelijk.
- De doorlooptijd van het verbetertraject is van tevoren bepaald en is realistisch.
- Alle betrokkenen (medewerkers, leidinggevenden, beleidsmakers, directie) zijn voldoende vertegenwoordigd in een begeleidingsgroep.
- Leidinggevenden zijn toegerust om in dit traject hun rol te vervullen en te controleren of de werkdruk in hun afdeling of team door de maatregelen vermindert.
- De werkdrukaanpak wordt door het management voldoende gefaciliteerd.
Zie ook de mogelijke werkdrukmaatregelen in deze arbocatalogus.
Het evalueren en waar nodig bijsturen van de aanpak
De hogeschool beoordeelt of het werkdrukbeleid nog past bij de situatie in de organisatie en of de genomen maatregelen effect hebben. Op basis van de evaluatie kan blijken dat het nodig is om maatregelen aan te passen, nieuwe maatregelen in te voeren of opnieuw onderzoek te doen.
De Nederlandse Arbeidsinspectie geeft bij deze evaluatie aan:
- Er vindt evaluatie plaats van de maatregelen zelf.
- Er vindt evaluatie plaats van de effectiviteit van de maatregelen op werkdrukbronnen en energiebronnen.
- De evaluatie geeft invulling aan vervolgstappen als die nodig zijn.
- Naast evaluatie van de maatregelen wordt het proces van de beleidscyclus om werkstress te voorkomen dan wel te beperken geëvalueerd.
Blijkt uit de evaluatie dat werkdruk nog steeds een risico vormt? Voer dan de cyclus - van R&IE tot evaluatie - opnieuw uit. Blijf dat doen zolang werkdruk een risico vormt in de organisatie.